En primer lugar daremos forma al concepto que queremos
abordar para, posteriormente conocer sus
características y evolución.
Auditoría
Esta palabra proviene del latín -audio-audire-
que significa oír, escuchar, atender; a pesar de este
origen se desarrolló en el siglo XIX y la utilización
anglosajona centró su uso en contabilidad y finanzas,
donde va asumiendo un sentido de verificación y control
mediante una observación atenta y minuciosa.
El término auditoría se utilizó principalmente en
Inglaterra y Estados Unidos y ha evolucionado,
actualmente no solo se utiliza para la revisión de
contabilidades, sino también para todo proceso de
control a posteriori de la actividad económica,
financiera, operativa o de gestión de cualquier
organización.
Hoy en día, de forma general, el significado podría ser
el siguiente:
Es un conjunto de técnicas de información y de
evaluación aplicado por un profesional en el seno de un
proceso coherente, con el fin de adoptar un juicio en
referencia a unas normas y de formular una opinión sobre
el procedimiento y/o las modalidades de realización de
una operación determinada.
La auditoria representa un sistema de investigación que,
utilizando los indicadores adecuados, compara la
situación real con la situación objetivo u óptima,
permitiendo:
c
Observar las desviaciones con respecto al objetivo.
c
Proponer mejoras para su consecución.
Es un sistema cada vez más utilizado en el ámbito
empresarial, por su fiabilidad y eficacia para analizar
los problemas de una organización.
Una auditoría verifica tanto los procesos como los
resultados que la organización logra en función a sus
objetivos, según los procedimientos autorizados por la
misma, estimando la evolución futura con el fin de poder
anticipar riesgos futuros, todo ello en términos de
exactitud, de eficacia y de eficiencia.
Objeto de la Auditoría de
Recursos Humanos
Otro tipo de clasificación, más funcional y que
introduce mejor nuestro campo de estudio, es el que
emplea como criterio el objeto de la auditoría;
es decir, los aspectos que evaluará la auditoría, como
pueden ser los siguientes:
c
La
calidad de la información recogida y utilizada
(principalmente información contable y financiera).
c
La
calidad de los procedimientos utilizados.
c
La
eficacia de los sistemas de organización y gestión.
c
Grado
de consecución de los objetivos planteados y
aprovechamiento de los recursos propios.
c
Resultados de la toma de decisiones.
La
Auditoría Social de Recursos Humanos
“Definimos la auditoría social como un
procedimiento objetivo, independiente e inductivo de
observación, de análisis y de recomendación que se basa
en una metodología y que utiliza unas técnicas, las
cuales permiten, por relación a unos referenciales
explícitos, identificar en una primera etapa los puntos
fuertes, los problemas generados por la ocupación de
personal y las limitaciones en forma de costes y
riesgos. Esto conduce a diagnosticar las causas de los
problemas identificados, a evaluar su importancia y a
concluir con la emisión de sugerencias o propuestas de
acción, que nunca serán llevadas a cabo por el propio
auditor.”
Balance Social
El balance social es un documento que recoge los
principales datos sobre la actividad social de la
empresa; contiene información sobre las retribuciones de
los empleados, las prestaciones sociales
complementarias, las condiciones de seguridad e higiene
en el trabajo, los sistemas de formación y de promoción
dentro de la empresa, las condiciones de vida de los
trabajadores y sus familias, etc.
El balance social es tanto fuente
de información documental, como objeto de análisis por
parte de la auditoría social para verificar la
fiabilidad de sus datos.
Ventajas de la Auditoría
de Recursos Humanos
Entre las ventajas de su utilización, podemos
comentar las siguientes:
a)
Permite detectar el exceso de costes sociales o la
identificación de costes no contemplados inicialmente.
b)
Permite anticipar posibles problemas futuros, con la
posibilidad de reacciones para su prevención (por
ejemplo, un mando intermedio con habilidades y
competencias para desempeñar un puesto superior puede
estar desmotivado con los consiguientes problemas de
productividad que se pueden ocasionar). Por eso es vital
una correcta valoración de puestos de trabajo.
Poco a poco los sistemas de valoración científica del
trabajo van abriéndose paso a los países más avanzados
dentro de las empresas más innovadoras.
La Auditoría de Recursos Humanos tiene una función de
diagnóstico preventivo ya que, por una parte, supone un
análisis de la situación real, permitiendo descubrir
posibles problemas que de otra forma no se habrían
identificado. Por otra parte, de la posibilidad de
emprender acciones que eviten las consecuencias más
negativas.
A continuación presentamos otras ventajas de la
utilización de la función auditora:
a) Permiten
analizar una evaluación general de la gestión de
Recursos Humanos. Podemos de esta forma analizar cada
pieza y engranaje del sistema para conocer el grado de
integración entre cada una de las funciones que componen
el sistema.
Es un proceso bidireccional, ya que la dirección recoge
información sobre la adecuación del sistema, pero
también facilita el hecho de que todos los miembros de
la plantilla aporten su opinión.
b) Permite
que los mandos intermedios y la dirección sean
conscientes de la responsabilidad compartida dentro de
la gestión de los RR.HH. de la empresa y guía su propia
evolución en este papel.
c) Sitúa
al Departamento de Recursos Humanos como facilitador y
suministrador de servicios al resto de la empresa. De
este modo el Departamento pone sus conocimientos y
experiencia al servicio de la dirección y los mandos
intermedios como si de clientes externos se tratasen.
Pide y facilita información a los responsables en base
de un objetivo común.
d) Habilita
un espacio para evaluar las políticas y funciones de
Recursos Humanos que permita describirlas, analizarlas y
mejorarlas buscando la innovación permanente. Es
importante sustituir las estrategias que hayan dejado de
ser eficaces y para ello, se debe establecer un flujo de
información dinámico entre el Departamento de RR.HH. y
los responsables del resto de departamentos.
e) Favorece
el cambio. La auditoría proporciona información muy
importante a la dirección y permite identificar
situaciones problemáticas y emprender medidas
correctivas. Dicha información permite establecer
comparaciones entre la situación real y los objetivos de
la compañía que hace saltar la alarma si las diferencias
son notables.
f) Es
una herramienta que favorece los programas de calidad
total. La recogida y análisis de datos presente en la
auditoría posibilita la información necesaria para la
puesta en marcha de los programas de calidad total por
lo que, en muchos casos, se complementan mutuamente. Por
ejemplo, las empresas que desean obtener la
certificación ISO 9000 deben superar una auditoría de
calidad por parte de la Organización Internacional de
Normalización (Internacional Stándar Organization) y
aunque las normas que la empresa debe cumplir no se
refieren concretamente a la calidad de RR.HH. una
cultura empresarial basada en la calidad sí favorece
ambos procesos.
g) Por
último, la auditoría supone una incuestionable
herramienta de marketing que permite evidenciar la
tangible aportación del Departamento de RR.HH. a la
evolución de la empresa en su conjunto.
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